Teveel mails? Teveel mailboxen? Ik ook! Zo doe ik het. En jij?

Ik heb een hekel aan een volle mailbox. En ik ben ook geen fan van mails.

Per verstuurde mail krijg je er anderhalve terug, las ik ooit eens ergens. Het komt er dus op aan om goed na te denken voor je zelf een mail verstuurt.
Voorkomen is beter dan genezen. Dus wil je niet in een lawine aan mails terecht komen? Gebruik dan geen cc en antwoord niet aan iedereen. 

Ik heb ondertussen 4 mailboxen: Smartschool, Telenet, Gmail en Hotmail.

Ik heb een tijdje gewerkt met Outlook waar ik alle mailboxen samenvoegde. Het probleem was dat de mails aan de basis "ongelezen" bleven. Ik las en verwerkte alle mails van de verschillende providers in Outlook. Maar als ik dan door omstandigheden via de webbrowser een internetmailbox opende, was daar nog niks veranderd. Dus toen heb ik dat afgeschaft.

Goed. Over naar mijn routine.

Smartschool

Alle mails in Smartschool komen van collega's en die verwachten dat je antwoordt. Dus ik probeer dat ook te doen. Ik ben daarbij zo lief mogelijk voor de mailbox van de anderen, dus alleen uitzonderlijk kies ik "allen beantwoorden".

Na het beantwoorden van de mail volgt er één van de volgende drie mogelijkheden.

• Archiveren:  Alle mails die na het beantwoorden niet meer relevant zijn, archiveer ik. Zo blijven ze wel bewaard, maar zie ik ze niet meer in de inbox. In superdrukke periodes laat ik de mails staan. Smartschool archiveert na een tijdje oudere berichten automatisch.
• Vlaggen: Alle mails waarbij de acties binnen de week plaatsvinden, laat ik in de inbox. Als er bij die mail van mij nog iets verwacht wordt, dan geef ik hem een rood vlagje. 
• In een mapje steken: Alle mails die horen bij een project of activiteit die later op het schooljaar plaatsvindt, steek ik na het beantwoorden in een mapje met de naam van het project en de datum van de deadline. 

Telenet webmail

Bij de online mailbox van Telenet heb je in de rechterbovenhoek de optie
"Weergeven -> Per conversatie"
Doen! Het scheelt een hoop in overzichtelijkheid en aantallen.

Ik behandel de mails volgend hetzelfde stramien als in Smartschool: onmiddellijk iets met de mail doen. 

Met de nieuwsbrieven doe ik het zo:

Lezen en verwijderen (of ongelezen verwijderen)

Ook al heb ik niet altijd tijd om ze te lezen, sommige onderwijsgerelateerde nieuwsbrieven wil ik niet missen:

• Klasse (onderwijsinspiratie), 
• Klascement (inspiratie voor in de klas), 
• Lerarenkaart (cadeautjes!), 
• Edulex (onderwijswetgeving)  
• GO! Pro
• Pols nieuwsbrief basisonderwijs (lesideeën)
• SLO (leerplanontwikkeling)
• VLOR 
• ...

Die lees ik diagonaal. Lees ik iets boeiends dan deel ik het op Twitter.

Uitschrijven 

In tegenstellingen tot de mailbox in Smartschool word ik in de inbox van deze mailservice overspoeld door oninteressante nieuwsbrieven en reclame. Snel de uitschrijflink zoeken dus. Die staat meestal helemaal onderaan in piepkleine lettertjes.

Markeren als spam

De mogelijkheid om je uit te schrijven is wettelijk verplicht. Staat die knop er niet dan is het spam. Met een klik op de rechterknop van je muis kan je die mail als spam markeren. In de toekomst zal een dergelijke mail onmiddellijk in je spambox terecht komen.

Het grote struikelblok

Ik heb een mooie routine uitgebouwd om mijn mails te behandelen. Toch loopt het bepaalde perioden minder vlot dan ik zou willen. Dat komt omdat ik in drukke tijden mijn mailbox negeer (foei, Tania!).
Dan pas ik de struisvogeltechniek toe. Geen goed idee maar o zo aantrekkelijk. Want de inhoud van de mails bevatten vaak meer/extra werk. 

Mijn vraag aan jou

Heb jij goede tips voor het verwerken van je mails?

Heb jij een oplossing voor de verschillende mailboxen? 

Ik hoor het graag!

Groet,

Tania